עדכון איש הקשר לחיובים ופרטי החיוב

ארגונים משתנים — גזברים חדשים, בנקים חדשים, כתובות חדשות. הנה איך שומרים על פרטי החיוב שלכם ב-Pledgix מעודכנים, בחלוקה למה שאתם יכולים לעשות בעצמכם ולמה שהצוות שלנו מטפל בו עבורכם.

מה אתם יכולים לעדכן בעצמכם

אמצעי התשלום שלכם (כרטיס או בנק)

הכרטיס או חשבון הבנק האמריקאי המשמשים לגבייה אוטומטית הם בשירות עצמי מלא:

1. פתחו את לשונית חיובים בפורטל הלקוח.
2. בכרטיס כרטיס שמור, בחרו הוספת כרטיס או עדכון.
3. הזינו כרטיס, או העבירו את החלון לבנק (ACH) לחשבון בנק אמריקאי.

שמירת אמצעי חדש מחליפה את הישן והופכת לאמצעי השמור מיידית. הפרטים המלאים, כולל הפרטים של ACH, נמצאים באמצעי תשלום — כרטיס ובנק (ACH).

טיפ: עדכנו את אמצעי התשלום לפני שהכרטיס פג או שהחשבון הישן נסגר. ואם אתם מעדכנים כי תשלומים נכשלו — חדשות טובות: ברגע שאמצעי תקין נשמר, כל חשבונית פתוחה בחשבונכם מנוסה שוב אוטומטית.

מה הצוות שלנו מעדכן עבורכם

הפרטים הבאים מנוהלים על ידי צוות החיובים של Pledgix — הודעה קצרה משנה אותם:

• אימייל החיובים — הכתובת שמקבלת חשבוניות, הצעות מחיר, קבלות ותזכורות תשלום. את הנוכחית אפשר לראות בלשונית חיובים.
• פרטי החברה בחשבוניות — השם המשפטי והכתובת של הארגון שלכם כפי שהם מופיעים במקטע המחויב של חשבוניות וקובצי PDF.
• אופן גביית החשבוניות — האם חיובים רצים אוטומטית מול האמצעי השמור שלכם או מגיעים כחשבוניות בתשלום-בקישור.
• מטבע — המטבע שבו החשבון שלכם מחויב.

לבקשת שינוי, השיבו לכל אימייל חשבונית או בחרו עזרה ותמיכה מתפריט החשבון. צרפו:

1. שם הארגון שלכם
2. בדיוק מה צריך להשתנות (ערך ישן ← ערך חדש)
3. לשינויי אימייל חיובים, הודעה מאיש הקשר הנוכחי לחיובים כשאפשר — זה שומר על חשבונכם מפני הסטה לא מורשית של מסמכים פיננסיים

שינויים מוחלים בדרך כלל באותו יום עסקים.

איך שינויים משפיעים על החשבוניות שלכם

פרט אחד שמפתיע אנשים: חשבוניות הן תצלומי מצב.

• חשבוניות עתידיות קולטות את הפרטים החדשים — אימייל החיובים החדש מקבל אותן, ופרטי החברה החדשים מופיעים במקטע המחויב.
• חשבוניות עבר לא משתנות. כל חשבונית מתעדת לצמיתות את פרטי המחויב שהיו נכונים בעת הנפקתה. זה מכוון: חשבונית היא מסמך פיננסי היסטורי, ורשומות ששולמו שנשארות יציבות הן בדיוק מה שרואה החשבון שלכם רוצה.

אם חשבונית מסוימת שכבר הונפקה באמת זקוקה לפרטים מתוקנים (למשל, מחלקת הכספים שלכם דורשת את השם המשפטי החדש על חשבונית פתוחה), בקשו מהצוות שלנו — נוכל לבטל אותה ולהנפיק מחדש עם המידע המתוקן. ראו חשבונית שגויה או במחלוקת — מה עושים לאופן שבו הנפקות מחדש עובדות.

כשאיש הקשר לחיובים עוזב את הארגון

גזבר או מנהל חשבונות שעוזב הוא הסיבה הנפוצה ביותר לפרטי חיוב מיושנים — והחשובה ביותר לטפל בה מהר, כי החשבוניות ממשיכות לזרום לכתובת הישנה:

1. שלחו הודעה לצוות שלנו עם אימייל החיובים החדש (מנושא משרה בארגון או מאיש הקשר היוצא, אם אפשר).
2. בדקו את הכרטיס השמור — אם הכרטיס השמור היה שייך לאדם שעזב, החליפו אותו בכרטיס ארגוני.
3. בקשו מאיש הקשר החדש להתחבר לפורטל הלקוח ולעבור על לשונית חיובים כדי שידע איפה הכול נמצא — איך קוראים את עמוד החיובים הוא מאמר ראשון טוב בשבילו.

טבלת עזר מהירה

| פרט | איפה משנים | |---|---| | כרטיס / חשבון בנק שמור | לשונית חיובים ← כרטיס שמור ← עדכון | | אימייל חיובים | הודעה לצוות שלנו | | שם וכתובת החברה בחשבוניות | הודעה לצוות שלנו | | אופן הגבייה והמטבע | הודעה לצוות שלנו |