חשבונית שגויה או במחלוקת — מה עושים

טעויות חיוב הן נדירות, אבל כשמספר נראה שגוי, אתם רוצים שזה יסודר מהר. הנה המסלול המהיר ביותר מ"זה לא נראה נכון" לרשומה מתוקנת.

קודם כול, בדיקה עצמית של שתי דקות

הרבה חשבוניות "שגויות" מתבררות כאחד מאלה:

1. הנחה שציפיתם לה לא חסרה — היא שורת חיוב. הנחות מופיעות כשורה שלילית משלהן בתווית הנחה עם הקוד, והסכום הכולל כבר משקף אותן. פתחו את החשבונית עם צפייה ותשלום או הורידו את ה-PDF ובדקו את שורות החיוב לפני שאתם משווים סכומים.
2. יתרת זכות ששולמה מראש הוחלה לפני החיוב. אם בחשבונכם יש יתרת זכות, היא מנוצלת אוטומטית ורק היתרה מחויבת — כך שחשבונית יכולה בהחלט להיות קטנה ממחיר השירות. תגית יתרת הזכות הירוקה בלשונית חיובים מציגה את היתרה שלכם.
3. מס הוא שורה משלו. סכום כולל שמעט גבוה ממחיר השירות אומר בדרך כלל שורת מס מתויגת — בדקו את פירוט החשבונית.
4. זו הצעת מחיר, לא חשבונית. תגית סטטוס הצעת מחיר אומרת ששום דבר עדיין לא לתשלום — זו הצעה שממתינה לאישורכם. ראו הצעות מחיר מול חשבוניות.
5. שיוך הקמפיין. ארגונים מרובי-קמפיינים קוראים לפעמים את החשבונית הנכונה מול הקמפיין הלא נכון — שם הקמפיין מוצג ממש מתחת למספר החשבונית.

אל תשלמו חיוב שאתם סבורים ששגוי — העלו אותו

אין כפתור מחלוקת בפורטל, ואתם לא צריכים אחד: שאלות על חשבוניות מטופלות ישירות מול הצוות שלנו, אדם מול אדם.

• השיבו לאימייל החשבונית. כל אימייל חשבונית ותזכורת מגיע לצוות החיובים שלנו — תשובה עם השאלה שלכם מצמידה אותה מיד לחשבון הנכון.
• או השתמשו בעזרה ותמיכה מתפריט החשבון שלכם.

צרפו שלושה דברים ותקבלו את הפתרון המהיר ביותר:

1. מספר החשבונית (כמו PLX-2026-000042)
2. איזו שורת חיוב או סכום נראים שגויים
3. מה ציפיתם במקום — תעריף שסיכמתם עם הצוות שלנו, שירות שלא סופק, כפילות, וכן הלאה

טיפ: לחשבונית שמחויבת אוטומטית, פנו אלינו לפני שהחיוב רץ אם אתם יכולים. לחשבונית בתשלום-בקישור, פשוט אל תשלמו אותה בזמן שאנחנו בודקים — אימיילי התזכורת אפילו אומרים להשיב אם משהו נראה שגוי.

איך מתבצעים תיקונים

ברגע שהצוות שלנו מאשר טעות, התיקון תלוי במצב החשבונית:

• טרם שולמה — החשבונית מבוטלת (void), ואם משהו באמת לתשלום, מונפקת חשבונית מתוקנת במקומה. חשבונית מבוטלת מציגה סטטוס מבוטל בהיסטוריה שלכם ואינה דורשת תשלום; היא נשארת גלויה לתיעוד שלכם.
• כבר שולמה — החלק השגוי מוחזר לאמצעי התשלום שלכם. החזרים חלקיים נרשמים כנגד החשבונית, שנשארת מסומנת שולם על החלק שהגיע מכם בצדק; החזר מלא מוצג כמבוטל. לחלופין, הצוות שלנו יכול להנפיק זיכוי חשבון שמפחית אוטומטית את החיוב הבא שלכם — מה שתעדיפו.

כל תיקון משאיר שובל נייר נקי: המסמך המקורי, רשומת הביטול או ההחזר, וכל חשבונית שהונפקה מחדש — לכל אחד מספר משלו.

בזמן ששאלה פתוחה

לשאול על חשבונית לעולם לא שובר שום דבר — השירותים שלכם לא נפגעים משאלת חיוב בתום לב שנמצאת בטיפול. אם חשבונית הייתה בגבייה אוטומטית והסכום במחלוקת, ציינו זאת בהודעה כדי שהצוות יוכל להשהות את הגבייה בזמן הבדיקה.

אחרי הפתרון

בדקו את היסטוריית החשבוניות שלכם: אתם אמורים לראות את המצב המתוקן (מבוטל, רשומת שולם מעודכנת עם ציון ההחזר, או חשבונית מתוקנת חדשה). הורידו את ה-PDF החדש להנהלת החשבונות שלכם — הוא משקף את הרשומה הסופית והמדויקת.