ניהול הערות על תורמים

ההבדל בין שיחה קרה לשיחה חמה הוא בדרך כלל הערה שמישהו זכר לכתוב. במרכז הפרופילים, לכל אדם יש מדור הערות שבו הצוות שלכם יכול לתעד הקשר: מי הכיר אותו, מה חשוב לו, מה אמר בפעם הקודמת ומה לבקש בפעם הבאה.

הוספת הערה

1. פתחו את הקמפיין, בחרו אנליטיקה, ואז את לשונית פרופילים (Profiles).
2. לחצו על שורת האדם בספרייה (Directory) כדי לפתוח את הפרופיל שלו.
3. גללו למדור ההערות (Notes), הקלידו את ההערה ולחצו על Save Note (שמירת הערה).

הערות יכולות להיות עד 4,000 תווים — מספיק לסיכום אמיתי, לא רק למילת מפתח. כל הערה מציגה מי כתב אותה ומתי, מהחדשה לישנה, כך שחבר צוות שמרים את הקשר יכול לעקוב אחרי החוט.

איפה הערות מופיעות

• בפרופיל — ההיסטוריה המלאה, במדור ההערות.
• בספרייה — סמל הערה קטן מופיע ליד כל מי שיש לו הערות, כך שאפשר לזהות במבט מי כבר עם הקשר כתוב.
• בחיפוש — תיבת החיפוש של הספרייה מחפשת בתוך טקסט ההערות. חפשו "רוצה הנצחה" או "חבר של היו"ר" ותמצאו את האדם גם אם שכחתם את שמו.
• בתדריכי שיחה מבוססי AI — נקודות מפתח מההערות שלכם עוזרות לעצב את סיכום טרום-השיחה הקצר שמוצג לפני שיחה, כשפרטי קשר אישיים מסוננים החוצה.

מי יכול לראות ולכתוב הערות

הערות פנימיות לאנשים שמנהלים את הקמפיין — בעלים ומנהלים שעובדים במרכז הפרופילים. תורמים לעולם לא רואים אותן: לא בקבלות, לא בדף הציבורי, לא בשום מקום מחוץ ללוח הבקרה שלכם. בעלים ומנהלים יכולים להוסיף הערות ולמחוק כאלה שכבר אינן ראויות; מחיקה מסירה את ההערה לצמיתות.

הערות נצמדות לאדם

כמו תגיות, הערות מוצמדות לזהות של האדם — האימייל או הטלפון שלו — ולא לשורה בטבלה. אם אותו אדם מופיע מאוחר יותר בייבוא חדש או מבצע את תרומתו החיה הראשונה, הפרופיל הממוזג נושא כל הערה שנכתבה עליו אי פעם.

כתיבת הערות שעוזרות

הערה מועילה עונה על השאלה שתהיה למתקשר הבא. כמה הרגלים שמשתלמים:

• פתחו בתוצאה. ‏"התחייב ל-$1,800, רוצה שיחה אחרי החגים" מנצח פסקה של שיחת חולין.
• תעדו העדפות. השעה הטובה ביותר להתקשר, שפה מועדפת, אם הוא מעדיף בקשה בטלפון או פנים אל פנים.
• ציינו את הקשרים. ‏"גיס של לוי ק.", "מכיר את היו"ר מהישיבה" — קשרים הם זהב בגיוס כספים.
• עובדות רגישות-תאריך למעלה. אם אמרו "תשאלו אותי שוב במרץ", כתבו את זה כשורה ראשונה.

טיפ: גם אם הערות מעולם לא נועדו לעיני תורמים, שמרו עליהן מקצועיות בכל זאת — כל מה שאתם כותבים עשוי להיקרא על ידי כל מנהל נוכחי ועתידי של הקמפיין. כתבו את מה שהייתם מרגישים בנוח לומר בישיבת צוות.